Vollständiges Handbuch

1. Einführung

Willkommen beim Verwaltung Nachhilfe Handbuch! Diese Software wurde speziell für Nachhilfe-Institute entwickelt und bietet eine umfassende Lösung für die Verwaltung von Schülern, Lehrern, Terminen, Rechnungen und vielem mehr.

Hauptfunktionen im Überblick

• Schüler & Eltern-Verwaltung: Vollständige Profile, Dokumente, Verträge, 10er-Karten
• Lehrer-Verwaltung: Verfügbarkeiten, Qualifikationen, Stundenabrechnung, Feedback
• Terminplanung: Intelligenter Kalender, automatische Planung, Raumverwaltung
• Automatische Abrechnung: Rechnungen, SEPA-Export, Zahlungserinnerungen
• Kommunikation: Echtzeit-Chat, E-Mail, WhatsApp-Integration
• Analytics: Dashboard, Statistiken, Optimierungs-Vorschläge

2. Erste Schritte

2.1 Anmeldung

Nach der Registrierung erhältst du Zugangsdaten für dein Konto. Melde dich unter app.verwaltung-nachhilfe.de an.

2.2 Das Onboarding-System

Als neuer FranchiseAdmin wirst du durch das Onboarding-System geführt. Dieses System zeigt dir Schritt für Schritt, wie du dein Institut einrichtest:

• Standorte anlegen
• Lehrer hinzufügen
• Schüler registrieren
• Vertragspakete konfigurieren
• Rechnungsvorlagen einrichten
• Und vieles mehr...

Das Onboarding-System zeigt dir deinen Fortschritt in Prozent an und führt dich durch alle wichtigen Schritte. Du kannst jederzeit zum Onboarding zurückkehren, um zu sehen, welche Aufgaben noch offen sind.

3. Benutzerrollen & Berechtigungen

Die Software verwendet ein rollenbasiertes Berechtigungssystem. Jede Rolle hat spezifische Zugriffsrechte:

4. Schüler & Eltern-Verwaltung

4.1 Schüler anlegen

Gehe zu "Schüler" → "Neuer Schüler". Fülle alle Pflichtfelder aus:

• Vorname, Nachname
• Geburtsdatum
• E-Mail-Adresse
• Schultyp & Klassenstufe
• Fächer

4.2 Eltern verknüpfen

Eltern können automatisch mit ihren Kindern verknüpft werden. Wenn du einen Schüler anlegst, kannst du optional Eltern hinzufügen. Eltern erhalten dann Zugriff auf die Daten ihrer Kinder.

4.3 Verträge erstellen

Für jeden Schüler kannst du einen Vertrag erstellen:

1. Gehe zu "Verträge" → "Neuer Vertrag"
2. Wähle den Schüler aus
3. Wähle ein Vertragspaket (z.B. "Monatlich", "10er-Karte")
4. Das System berechnet automatisch Start- und Enddatum
5. Der Vertrag kann digital mit E-Signatur unterschrieben werden

4.4 10er-Karten System

Das 10er-Karten System ermöglicht flexible Stundenpakete:

• Schüler kauft eine 10er-Karte
• Bei jeder Stunde wird ein Guthaben abgezogen
• Das System zeigt das verbleibende Guthaben an
• Automatische Abrechnung bei Guthaben-Aufladung

5. Lehrer-Verwaltung

5.1 Lehrer anlegen

Gehe zu "Lehrer" → "Neuer Lehrer". Wichtige Felder:

• Persönliche Daten (Name, E-Mail, Telefon)
• IBAN/BIC für Abrechnung
• Qualifikationen & Fächer
• Verfügbarkeiten

5.2 Verfügbarkeiten verwalten

Lehrer können ihre Verfügbarkeiten selbst eintragen:

1. Lehrer meldet sich an
2. Geht zu "Zahlungen" → Tab "Verfügbarkeiten"
3. Trägt wöchentliche Zeiten ein
4. Administratoren können diese anpassen

5.3 Stundenabrechnung

Die Stundenabrechnung erfolgt automatisch:

• System erfasst alle gehaltenen Stunden
• Berechnet Honorare basierend auf Tarifen
• Berücksichtigt Boni und Sonderregelungen
• Erstellt Rechnungen für Lehrer
• SEPA-Export für Überweisungen

5.4 Lehrer-Feedback

Schüler und Eltern können wöchentlich Feedback zu Lehrern geben:

• Bewertungen sind für Administratoren sichtbar
• Lehrer sehen ihre Bewertungen nicht direkt
• Hilft bei Qualitätssicherung

6. Terminplanung & Kalender

6.1 Termine erstellen

Es gibt zwei Arten von Terminen:

6.2 Intelligente Planung

Das System hilft bei der optimalen Planung:

• Automatische Konflikt-Erkennung: Verhindert doppelte Buchungen
• Verfügbarkeitsprüfung: Zeigt nur verfügbare Zeiten an
• Raumverwaltung: Automatische Raumzuweisung
• Ferienregeln: Berücksichtigt automatisch Schließtage

6.3 Tagesplanung & Wochenansicht

Die Tagesplanung bietet eine übersichtliche Ansicht:

• Farbcodierung nach Lehrern
• Schüler-Namen werden angezeigt
• Drag & Drop zum Verschieben
• Wochenansicht für bessere Übersicht

7. Abrechnung & Rechnungen

7.1 Automatische Rechnungserstellung

Das System erstellt automatisch Rechnungen:

• 1. des Monats: Rechnungen für alle Verträge mit Startdatum 1.
• 15. des Monats: Rechnungen für alle Verträge mit Startdatum 15.
• Du kannst auch manuell Rechnungen erstellen

7.2 SEPA-Export

Für Lastschriftverfahren:

1. Gehe zu "Finanzen & Rechnungen"
2. Wähle die Rechnungen aus, die abgebucht werden sollen
3. Klicke auf "SEPA-Export"
4. Lade die XML-Datei herunter
5. Übermittle sie an deine Bank

7.3 Zahlungserinnerungen

Das System sendet automatisch Zahlungserinnerungen:

• Bei überfälligen Rechnungen
• Per E-Mail oder WhatsApp
• Konfigurierbare Fristen

7.4 Rechnungsvorlagen

Du kannst individuelle Rechnungsvorlagen erstellen:

• Logo-Integration
• Automatische Nummerierung
• Anpassbare Layouts
• PDF-Export

8. Verträge & Vertragspakete

8.1 Vertragspakete erstellen

Vertragspakete definieren die Preismodelle:

• Monatlich: Wiederkehrende monatliche Zahlung
• Jährlich: Einmalige jährliche Zahlung
• 10er-Karte: Flexibles Guthaben-System
• Einmalig: Einmalige Zahlung ohne Laufzeit

8.2 Vertragsdauer

Verträge können verschiedene Laufzeiten haben:

• Flexibel: Keine feste Laufzeit
• 3/6/12 Monate: Feste Laufzeit
• 12 Monate ohne Sommerferien: Automatische Pause in Ferien

Das System berechnet automatisch:

• Enddatum basierend auf Startdatum und Laufzeit
• Kündigungsdatum (z.B. 3 Monate vor Ende)
• Berücksichtigt Ferienregeln

8.3 Digitale Vertragsunterschrift

Verträge können digital unterschrieben werden:

1. Vertrag wird erstellt
2. Öffentlicher Link wird generiert
3. Link wird per E-Mail/WhatsApp gesendet
4. Kunde unterschreibt per QR-Code oder Touch-Gerät
5. Vertrag ist rechtsgültig gespeichert

9. Kommunikation & Chat

9.1 Echtzeit-Chat

Das integrierte Chat-System ermöglicht:

• Direkte Nachrichten zwischen allen Benutzern
• Gruppen-Chats
• Datei-Uploads
• Benachrichtigungen bei neuen Nachrichten
• Chat-Verlauf wird gespeichert

9.2 E-Mail-Integration

Automatische E-Mails werden gesendet für:

• Rechnungen
• Terminerinnerungen
• Vertragslinks
• Zahlungserinnerungen
• Benachrichtigungen

9.3 WhatsApp-Integration

Optional kann WhatsApp integriert werden:

• Automatische Terminerinnerungen
• Stornierungs-Benachrichtigungen
• Rechnungsversand

9.4 Umfragen

Du kannst Umfragen erstellen:

• Für alle Benutzer oder spezifische Gruppen
• Anonym oder mit Namen
• Automatische Auswertung
• Export-Funktion

10. Dashboard & Analytics

10.1 Übersichts-Dashboard

Jede Rolle hat ein angepasstes Dashboard:

10.2 Statistiken & Berichte

Das System bietet umfangreiche Analysen:

• Schüler-Statistiken: Anwesenheit, Notenentwicklung, Fortschritt
• Lehrer-Performance: Auslastung, Stunden, Feedback
• Finanz-Analysen: Einnahmen, Ausgaben, Gewinn, Trends
• Termin-Analysen: Auslastung, beliebte Zeiten, Stornierungen

11. Onboarding-System

Das Onboarding-System führt neue FranchiseAdmins Schritt für Schritt durch die Einrichtung ihres Instituts.

11.1 Wie funktioniert das Onboarding?

Als SuperAdmin kannst du Onboarding-Aufgaben erstellen und verwalten. Diese Aufgaben werden dann jedem neuen Franchise zugewiesen.

11.2 Fortschritt verfolgen

FranchiseAdmins sehen ihren Onboarding-Fortschritt:

• Prozentuale Anzeige des Fortschritts
• Liste aller Aufgaben mit Status (offen/abgeschlossen)
• Direkte Links zu den entsprechenden Seiten
• Automatische Validierung bei Abschluss

11.3 SuperAdmin: Onboarding verwalten

Als SuperAdmin kannst du:

• Neue Onboarding-Aufgaben erstellen
• Aufgaben bearbeiten und löschen
• Fortschritt aller Franchises einsehen
• Onboarding für Franchises initialisieren
• Status manuell aktualisieren

12. Optimierungs-Assistent

Der Optimierungs-Assistent analysiert deine Daten und gibt dir konkrete Vorschläge zur Verbesserung.

12.1 Verfügbare Analysen

12.2 Optimierungs-Regeln

Als FranchiseAdmin oder LocationAdmin kannst du Optimierungs-Regeln konfigurieren:

• Maximale Schüler pro Gruppe
• Minimale Auslastung für Lehrer
• Kosten-Schwellenwerte
• Und mehr...

13. Tipps & Best Practices

13.1 Effiziente Nutzung

13.2 Häufige Fragen